Privacyprotocol van de Stichting tot Steun aan de White Eagle Lodge
Ter ondersteuning aan het werk van de De White Eagle Lodge is in 1980 de Stichting tot Steun aan de White Eagle Lodge opgericht, verder Stichting genoemd, die de Lodge helpt bij het werken aan de realisatie van de haar werkzaamheden.
Sinds 2018 heeft de Stichting een privacyverklaring / protocol, toen de AVG in werking trad. De Stichting en de Lodge registreren bijzondere persoonsinformatie omdat uit de registratie de (spirituele) overtuiging van betrokkene is af te leiden. Leden en nieuwe leden verklaren dat zij akkoord gaan met het privacy protocol van de Stichting. Deze akkoordverklaring is overigens op ieder memoment door betrokkenen in te trekken.
M.b.t. de registratie van persoonsgegevens zijn de volgende zaken als volgt conform de AVG geregeld.
De te registreren persoon krijgt voordat hij of zij toestemming tot registratie geeft aantoonbaar informatie op basis waarvan hij of zij kan beslissen toestemming voor de betreffende registratie te geven.
De Lodge of de Stichting informeert mensen over de 1. de identiteit van de Lodge en de Stichting; 2. het doel van elke verwerking waarvoor toestemming gevraagd wordt; 3. welke persoonsgegevens er verzameld en gebruikt worden; 4. het recht dat zij hebben om de toestemming weer in te trekken.
Ad.1: informatie over White Eagle wordt op deze website gegeven. Ad. 2: White Eagle gebruikt namen / adressen voor berichtgeving, nieuwsbrieven, etc. De stichting gebruikt adressenbestanden voor abonnementen op publicaties. 3. White Eagle verzamelt: naam, adres, telefoonnummer, emailadres, informatie t.b.v. abonnementen. 4. De toestemming tot registratie kan op elk moment ingetrokken worden door dit schriftelijk of bij mail kenbaar te maken.
De geregistreerde kan altijd een kopie van de informatie opvragen bij het secretariaat van de Stichting, dan wel de leiding van de Lodge. Dit dient schriftelijk of per mail te gebeuren. Binnen 14 dagen na ontvangst dient aan het verzoek voldaan te worden. De Stichting zal direct de verzamelde gegevens opsturen.Hetzelfde geldt om persoonsgegevens te corrigeren, te wijzigen of te verwijderen. Aan dit verzoek dient binnen 14 dagen na ontvangst voldaan te worden. De Stichting gaat niet in op dataportabiliteit – niemand buiten de leiding van White Eagle om, ontvangt van de Stichting enige informatie over geregistreerde personen.
De gegevens in elke persoonsregistratie worden bewaard zolang betrokkenen verbonden wenst te blijven aan de Lodge en bij de abonnementenregistratie voor de duur van het betreffende abonnement.
De registratie van personen die zich willen verbinden en deel willen uitmaken van de Lodge wordt opgemaakt en beheerd door het secretariaat van de Lodge (een persoon) en in Dropbox geplaatst. De volgende functionarissen hebben toegang tot deze registratie: het secretariaat (een persoon); de leiding van de Lodge (landelijke leidster en groepsleiders); de voorzitter van de Stichting en de penningmeester van de Stichting.
De lijst van Ster- en Innerbrothers wordt opgemaakt en beheerd door het secretariaat van de Lodge en is toegankelijk voor de landelijke leiding, de voorzitter van de Stichting; groepsleiders voor de bij hun groep behorende brothers.
Toegang tot de registratie van personen die een abonnement hebben op de Poolster, de Stella Polaris of de Altair, hebben het secretariaat (een persoon), de penningmeester en de redactie van de periodieken t.b.v. de verzending. De redactie van de Stella Polaris en de Altair zijn periodieken van de White Eagle Lodge in Engeland, die door haar naar de abonnees in Nederland verzonden worden.
M.b.t. contacthealing: toegang tot deze persoonsgegevens hebben de landelijke leiding, de coördinatoren healing en de groepsleiders voor hun eigen groep.
M.b.t. healing op afstand: het healingsecretariaat (een persoon) en de coördinatoren healing; de landelijke leiding van de Lodge.
M.b.t. healing via lonehealers: het healingsecretariaat en de healingcoördinatoren; de landelijke leiding van de Lodge.
M.b.t. healing via de Lichtlijst: de beheerder van de Lichtlijst.
Functionarissen binnen de Lodge of de Stichting, die voor eigen gebruik een beperkte registratie voeren dienen dit te melden aan het bestuur van de Stichting, die zal bepalen of de betreffende registratie onder dit protocol valt of onder de eigen verantwoordelijkheid van de betreffende functionaris. In het laatste geval staat de betreffende functionaris garant dat de persoonsgegevens onder zijn beheer niet aan derden worden overgedragen en nadat de betreffende functionaris deze gegevens functioneel niet meer nodig heeft, deze vernietigd worden.
Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt uitgezonderd aan de White Eagle Lodge Engeland voor zover dat nodig is bijvoorbeeld i.v.m. abonnementen op de Stella Polaris of de Altair en de inwijding van individuele personen tot Ster- of Innerbrother.
De Lodge, noch de Stichting hebben een functionaris gegevensbescherming (FG) nodig aangezien we slechts kleinschalig bezig zijn en geen individuen volgen noch persoonsgegevens op grote schaal verwerken.
Financiële informatie van personen die betalingen doen aan de organisatie, resp. die betalingen ontvangen: waarin betalingen, inkomsten, en nog te ontvangen inkomsten zichtbaar zijn, staat gedeeltelijk op een met een code beveiligde computer en staat gedeeltelijk, voor wat met name declaraties en af- en bijschrijvingen van de ING-bank betreft op papier in digitale mappen. Deze mappen staan bij de penningmeester en worden alleen door hem/haar, de kascommissie (1x per jaar) en de voorzitter van het bestuur ingezien.
De naam en contactgegevens van: onze organisatie, of de vertegenwoordiger van de organisatie.
De website van de Lodge geeft actuele informatie over contactgegevens van de landelijke leiding, de groepsleiders, de groepen in het land en het bestuur van de Stichting.
Naam organisatie: Stichting tot Steun aan de White Eagle Lodge
Website: www.whiteagle.nl
Email: welodgesecretariaat@gmail.com
Internationaal: White Eagle Lodge Engeland https://www.white-eagle.org.uk/
Contact en secretariaat Lodge:
Puspita Dewi
070-7780725, welodgesecretariaat@gmail.com
De doelen waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. De Stichting tot Steun aan de White Eagle Lodge benoemt in Artikel 2. van de statuten van de Stichting haar doelen als volgt:
- Binnen haar mogelijkheden gestalte te geven resp. helpen gestalte te geven, aan het Christuslicht en de Christusliefde in de wereld, waarbij de landelijke leiding verantwoordelijk en richtinggevend is voor de spirituele koers van de White Eagle Lodge Nederland. De landelijke leiding baseert zich hierbij weer op de koers van de centrale Moeder Lodge.
- Het faciliteren van voorlichting over en het bevorderen van belangstelling voor de leer van White Eagle en het werk van de White Eagle Lodge in Nederland.
- Het werven van fondsen, ontvangen van bijdragen, schenkingen en andere baten ten behoeve van het werk van de White Eagle Lodge in Nederland.
- Het bieden van materiële en bestuurlijke steun, voor zover nodig en mogelijk, aan de White Eagle groepen in Nederland t.b.v. het werk van de White Eagle Lodge. De financiële verantwoordelijkheden worden per groep nader afgesproken en bij huishoudelijk reglement vastgelegd.
In het kader van deze doelstellingen organiseert de Lodge, dan wel de Stichting, meditatie en healingdiensten, die open staan voor belangstellenden. Tevens is er een website waar (spirituele) informatie over de Lodge en de Stichting is opgenomen en wordt er op nationaal niveau een kwartaalblad, de Poolster, uitgegeven. Internationaal is dat de Engelstalige Stella Polaris en het astrologische tijdschrift de Altair.