Privacyprotocol
Privacyprotocol van de Stichting tot Steun aan de White Eagle Lodge
De White Eagle Lodge, verder Lodge te noemen, is een spirituele beweging die tot doel heeft de Christusenergie, de Christusliefde onder de mensen te brengen en allen daarvan bewust te maken o.a. door mensen met deze energie te healen en kennis te laten maken met de Christusvisie op menselijke ontwikkeling, leven, dood en dienstbaarheid.
Ter ondersteuning hiervan is in 1980 de Stichting tot Steun aan de White Eagle Lodge opgericht, verder Stichting genoemd, die de Lodge helpt bij het werken aan de realisatie van de genoemde doelen.
Op 25 mei 2018 treedt in heel Europa de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking, voorheen de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze wet geldt voor elke organisatie hoe groot of hoe klein ook. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft het toezicht op een juiste uitvoering van de AVG.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die, direct of indirect, informatie kunnen verschaffen waarmee een levende natuurlijke persoon geïdentificeerd kan worden. Informatie over overleden personen valt dus niet onder de AVG.
De Stichting en de Lodge hebben verschillende soorten personenregistraties, die nader beschreven zullen worden. We hoeven deze niet te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Het privacybeleid van de Stichting en de Lodge zal op de website gepubliceerd worden en kenbaar gemaakt worden aan alle geregistreerde personen.
De Stichting en de Lodge registreren bijzondere persoonsinformatie omdat uit de registratie de (spirituele) overtuiging van betrokkene is af te leiden. Hierom moet er uitdrukkelijke en toetsbare (zichtbare) toestemming van betreffende persoon gegeven worden tot registratie en benoemd gebruik. Regulier mag de Stichting, als stichting zonder winstoogmerk, die op levensbeschouwelijk gebied werkzaam is en die persoonsgegevens verwerkt in het kader van gerechtvaardigde activiteiten een personenregistratie voeren mits er passende waarborgen zijn ingebouwd m.b.t. de veiligheid en vertrouwelijkheid. Het mag alleen gaan om gegevensverwerkingen van (voormalige) bij de Lodge aangesloten personen, abonnementhouders of personen die regelmatig contact met de Stichting of Lodge onderhouden. De registratie moet tevens noodzakelijk zijn m.b.t. de realisatie van de doelen van de Lodge. Aangezien we bijzondere persoonsgegevens registreren zijn we verplicht een register van verwerkingsactiviteiten aan te leggen, zie punt X.
Bepaalde categorieën verwerkingen van persoonsgegevens zijn van de Wet Persoonsregistratie (WPR) uitgezonderd. Een van die uitzonderingen betreft persoonsregistraties die naar hun aard voor persoonlijk gebruik bestemd zijn. Het moet dan gaan om aantekeningen die dienen als geheugensteun voor de eigen gedachtevorming en die gewoonlijk niet aan anderen, ook niet aan de vervanger of opvolger, ter beschikking worden gesteld. Het moet ook gaan om een verzameling die geheel en naar zijn aard voor persoonlijk gebruik van de houder bestemd is.
M.b.t. de registratie van persoonsgegevens zijn de volgende zaken als volgt conform de AVG geregeld.
I. Ondubbelzinnige toestemming van geregistreerde
De te registreren persoon krijgt voordat hij of zij toestemming tot registratie geeft aantoonbaar informatie op basis waarvan hij of zij kan beslissen toestemming voor de betreffende registratie te geven. De informatie bevat naast de doelen van de registratie informatie over de rechten van de te registreren persoon, de beveiliging van de informatie ed. (zie punt 2 en verder).
De toestemming mag op geen enkele wijze afgedwongen worden en dat dient uit een afgegeven schriftelijke, digitale of mondelinge verklaring te blijken. De Lodge moet kunnen aantonen dat ze een geldige toestemming heeft verkregen bijvoorbeeld door een door de geregistreerde getekend aanmeldingsformulier waaruit e.e.a. blijkt.
De toestemming tot registratie kan op elk moment ingetrokken worden door dit schriftelijk of bij mail kenbaar te maken.
Het is van extra belang attent te zijn op met name de registratie van gegeven toestemming m.b.t. te healen personen, omdat deze vaak nog geen formele band met de Lodge hebben en geen weet hebben hoe e.e.a. gaat. Door iedereen die healing wenst te ontvangen zal een verklaring getekend moeten worden nadat betrokkene terzake goed geïnformeerd is.
II. Het recht op informatie
De Lodge of de Stichting informeert mensen over:
1. de identiteit van de Lodge en de Stichting;
2. het doel van elke verwerking waarvoor toestemming gevraagd wordt;
3. welke persoonsgegevens er verzameld en gebruikt worden;
4. het recht dat zij hebben om de toestemming weer in te trekken. De informatie dient in een toegankelijke vorm aanboden te worden. Ook moet deze begrijpelijk zijn zodat iemand een weloverwogen keuze kan maken. Dat betekent dat er duidelijke en eenvoudige taal gebruikt moet worden.
III. Het inzagerecht
De geregistreerde kan altijd een kopie van de informatie opvragen bij het secretariaat van de Stichting, dan wel de leiding van de Lodge. Dit dient schriftelijk of per mail te gebeuren. Binnen 14 dagen na ontvangst dient aan het verzoek voldaan te worden.
IV. Het recht op correctie, aanvulling, verbetering, verwijdering of bescherming, dataportabiliteit(op verzoek betrokkene overdragen aan derden)
De geregistreerde persoon kan altijd schriftelijk of per mail verzoeken zijn persoonsgegevens te corrigeren, te wijzigen of te verwijderen. Aan dit verzoek dient binnen 14 dagen na ontvangst voldaan te worden. Dit geldt eveneens voor een verzoek zijn persoonsgegevens aan derden door te geven de z.g. dataportabiliteit.
Het recht op dataportabiliteit (overdragen van gegevens aan derden) houdt in dat de betrokkene het recht heeft de persoonsgegevens die hij aan een verantwoordelijke heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze aan een andere verantwoordelijke over te dragen.
Het recht op dataportabiliteit geldt alleen indien de persoonsgegevens “via geautomatiseerde procédés” worden verwerkt en geldt daarom niet voor papieren bestanden.
V. De bewaartermijn
De gegevens in elke persoonsregistratie worden bewaard zolang betrokkenen verbonden wenst te blijven aan de Lodge en bij de abonnementenregistratie voor de duur van het betreffende abonnement. Bij opzegging worden na het lopende jaar de persoonsgegevens verwijderd. Bij een verzoek tot verwijdering uit de registratie gebeurt dit aansluitend op het verzoek.
VI. Hoe is de toegang tot de persoonsgegevens geregeld.
M.b.t. X.6.1. De registratie van personen die zich met de leer van White Eagle willen verbinden en deel willen uitmaken van de Lodge. Deze registratie wordt opgemaakt en beheerd door het secretariaat van de Lodge (een persoon) en in Dropbox geplaatst. De volgende functionarissen hebben toegang tot deze registratie: het secretariaat (een persoon); de landelijke leiding van de Lodge; de groepsleiders; de voorzitter van de Stichting en de penningmeester van de Stichting.
M.b.t. X.6.2. Lijst van Ster- en Innerbrothers. Deze lijst wordt opgemaakt en beheerd door het secretariaat van de Lodge en is toegankelijk voor de landelijke leiding, de voorzitter van de Stichting; groepsleiders voor de bij hun groep behorende brothers.
M.b.t. X.6.3. Personen die een abonnement hebben op de Poolster, de Stella Polaris of de Altair. Toegang tot deze registratie hebben het secretariaat (een persoon), de penningmeester en de redactie van de periodieken t.b.v. de verzending. De redactie van de Stella Polaris en de Altair zijn periodieken van de White Eagle Lodge in Engeland, die door haar naar de abonnees in Nederland verzonden worden.
M.b.t. X.6.4. Personen die contacthealing, healing op afstand, healing als lonehealer geven en personen die de Lichtlijst maken en volgen.
M.b.t. contacthealing: toegang tot deze persoonsgegevens hebben de landelijke leiding, de coördinatoren healing en de groepsleiders voor hun eigen groep.
M.b.t. healing op afstand: het healingsecretariaat (een persoon) en de coördinatoren healing; de landelijke leiding van de Lodge.
M.b.t. healing via lonehealers: het healingsecretariaat en de healingcoördinatoren; de landelijke leiding van de Lodge.
M.b.t. healing via de Lichtlijst: de beheerder van de Lichtlijst.
M.b.t. X.6.5. Personen die contacthealing, healing op afstand, healing via lonehealer of via de lichtlijst ontvangen.
M.b.t. contacthealing: de groepsleiders en de healers van de groep inzake de persoon, die tijdens de healingdienst via hem of haar healing ontvangt.
M.b.t. healing op afstand: het healingsecretariaat (een persoon) en de coördinatoren healing (twee personen); de healinggroepjes in het land voor de hen toegewezen personen, die healing wensen te ontvangen.
M.b.t. healing via lonehealers: het healingsecretariaat; de healingcoördinatoren en de individuele lonehealer inzake de hem of haar toegewezen personen.
M.b.t. healing via de Lichtlijst: de samensteller van de Lichtlijst en de personen die de Lichtlijst ontvangen.
Functionarissen binnen de Lodge of de Stichting, die voor eigen gebruik een beperkte registratie voeren dienen dit te melden aan het bestuur van de Stichting, die zal bepalen of de betreffende registratie onder dit protocol valt of onder de eigen verantwoordelijkheid van de betreffende functionaris. In het laatste geval staat de betreffende functionaris garant dat de persoonsgegevens onder zijn beheer niet aan derden worden overgedragen en nadat de betreffende functionaris deze gegevens functioneel niet meer nodig heeft, deze vernietigd worden.
VII. Worden de persoonsgegevens aan derden verstrekt?
Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt uitgezonderd aan de White Eagle Lodge Engeland voor zover dat nodig is bijvoorbeeld i.v.m. abonnementen op de Stella Polaris of de Altair en de inwijding van individuele personen tot Ster- of Innerbrother.
VIII. De beveiliging van de persoonsgegevens
De Lodge, noch de Stichting hebben een functionaris gegevensbescherming (FG) nodig aangezien we slechts kleinschalig bezig zijn en geen individuen volgen noch persoonsgegevens op grote schaal verwerken.
M.b.t. X.6.1. Personen die zich met de leer van White Eagle willen verbinden en deel willen uitmaken van de organisatie van de Lodge: de z.g. personenadministratie.
De registratie staat in dropbox en is alleen toegankelijk voor bovengenoemde personen.
M.b.t. X.6.2. lijst van Ster- en Innerbrothers. De registratie staat op dropbox en is alleen toegankelijk voor de genoemde personen.
M.b.t. X.6.3. Personen die een abonnement hebben op de Poolster, de Stella Polaris of de Altair. Deze gegevens zijn opgeslagen in de personenadministratie en worden eveneens in een administratie per periodiek opgenomen. De registratie staat op dropbox en is alleen toegankelijk voor de genoemde personen.
M.b.t. X.6.4. Personen die contacthealing, healing op afstand, healing via lonehealer of via de lichtlijst geven. De beveiliging gebeurt met een persoonlijke code of wachtwoord op de eigen computer van de personen die toegang hebben tot deze registratie.
M.b.t. X.6.5. Personen die contacthealing, healing op afstand, healing via lonehealer of via de lichtlijst ontvangen. De beveiliging gebeurt met een persoonlijke code of wachtwoord op de eigen computer van de personen die toegang hebben tot deze registratie. Personen die contacthealing ontvangen worden voor elke groep, waar contacthealing gehouden wordt, op een kaartje geregistreerd. De individuele healer doet de healing van betreffende persoon m.b.v. dit kaartje en voor alle andere categorieën healing m.b.v. een papieren lijst die via mail ontvangen wordt. De mail wordt direct na verwerking verwijderd. Het bewaren en beschermen van papieren lijsten van te healen personen gebeurt onder verantwoordelijkheid van de individuele healer. Alle gegevens worden vernietigd zodra de healing niet langer gevraagd wordt. De papieren lijsten vallen niet onder de werking van de AVG omdat ze alleen door de healer voor eigen gebruik gemaakt worden, niet aan derden worden overgedragen en na de periode van healing vernietigd worden.
M.b.t. X.6.6. Financiële informatie van personen die betalingen doen aan de organisatie, resp. die betalingen ontvangen: waarin betalingen, inkomsten, en nog te ontvangen inkomsten zichtbaar zijn.
De registratie staat gedeeltelijk op een met een code beveiligde computer en staat gedeeltelijk, voor wat met name declaraties en af- en bijschrijvingen van de ING-bank betreft op papier in ordners. Deze ordners staan bij de penningmeester en worden alleen door hem en de kascommissie (1x per jaar) ingezien.
M.b.t. X.6.7 Registratie van akkoordverklaring met de registratie van persoonsgegevens door individuen. Deze registratie is beveiligd door een persoonlijke toegang van genoemde personen (zie onder punt VI. M.b.t.X.6.7.)
IX. Het recht tot verzet, bezwaar, klacht
Te allen tijde is verzet of bezwaar mogelijk, of kan een klacht ingediend worden bij de leiding van de Lodge via het secretariaat van de Lodge en of het bestuur van de Stichting. In principe zal er steeds naar gestreefd worden om aan de wensen van de geregistreerde tegemoet te komen zolang dat niet strijdig is met de waarheid of de doelstelling van de registratie.
X. Het Register van verwerkingsactiviteiten
- De naam en contactgegevens van: onze organisatie, of de vertegenwoordiger van de organisatie.
De website van de Lodge geeft actuele informatie over contactgegevens van de landelijke leiding, de groepsleiders, de groepen in het land en het bestuur van de Stichting.
Naam organisatie: Stichting tot Steun aan de White Eagle Lodge
Website: www.whiteagle.nl
Email: info@whiteagle.nl
Contactadres en secretariaat Lodge:
Puspita Dewi
070-7780725, info@whiteagle.nl
- Eventuele andere organisaties met wie we gezamenlijk de doelen en middelen van de verwerking hebben vastgesteld.
White Eagle Lodge Engeland (https://whiteagle.org/)
- De Functionaris voor de gegevensbescherming (FG)
N.v.t.
- Eventuele andere internationale organisaties waar we persoonsgegevens mee delen.
White Eagle Engeland (https://whiteagle.org/)
- De doelen waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt
De White Eagle Lodge is een spirituele beweging die tot doel heeft de Christusenergie, de Christusliefde onder de mensen te brengen en die daarvan bewust te maken o.a. door mensen met deze energieën te healen en kennis te laten maken met de Christusvisie op menselijke ontwikkeling, leven, dood en dienstbaarheid.
De Stichting tot Steun aan de White Eagle Lodge benoemt in Artikel 2. van de statuten van de Stichting haar doelen als volgt:
Binnen haar mogelijkheden gestalte te geven resp. helpen gestalte te geven, aan het Christuslicht en de Christusliefde in de wereld, waarbij de landelijke leiding verantwoordelijk en richtinggevend is voor de spirituele koers van de White Eagle Lodge Nederland. De landelijke leiding baseert zich hierbij weer op de koers van de centrale Moeder Lodge.
Het faciliteren van voorlichting over en het bevorderen van belangstelling voor de leer van White Eagle en het werk van de White Eagle Lodge in Nederland.
Het werven van fondsen, ontvangen van bijdragen, schenkingen en andere baten ten behoeve van het werk van de White Eagle Lodge in Nederland.
Het bieden van materiele en bestuurlijke steun, voor zover nodig en mogelijk, aan de White Eagle groepen in Nederland t.b.v. het werk van de White Eagle Lodge. De financiële verantwoordelijkheden worden per groep nader afgesproken en bij huishoudelijk reglement vastgelegd.
In het kader van deze doelstellingen organiseert de Lodge, dan wel de Stichting, meditatie en healingdiensten, die open staan voor belangstellenden. Tevens is er een website waar (spirituele) informatie over de Lodge en de Stichting is opgenomen en wordt er op nationaal niveau een kwartaalblad, de Poolster, uitgegeven. Internationaal is dat de Engelstalige Stella Polaris en het astrologische tijdschrift de Altair.
Verder zijn, resp. worden er boeken en brochures uitgegeven, die de visie op de Christelijke leer, zoals die door White Eagle geïnterpreteerd wordt weergeven.
- Een beschrijving van de categorieën van personen van wie we gegevens verwerken.
De volgende categorieën zijn te onderscheiden t.w.:
6.1. Personen die zich met de leer van White Eagle willen verbinden en deel willen uitmaken van de organisatie van de Lodge: de z.g. personenadministratie
6.2. Lijst van Ster- en Innerbrothers
6.3. Personen die een abonnement hebben op de Poolster, de Stella Polaris of de Altair. Deze gegevens zijn opgeslagen in de personenadministratie en worden eveneens in een administratie per periodiek opgenomen. De registratie van personen, die een abonnement hebben op de Stella Polaris en de Altair worden gedeeld met de redactie van de Engelse centrale Lodge, die de uitgave en verzending van deze periodieken verzorgd.
6.4. Personen die contacthealing, healing op afstand, healing via lonehealer of via de lichtlijst geven.
6.5. Personen die contacthealing, healing op afstand, healing via lonehealer of via de lichtlijst ontvangen.
6.6. Financiële informatie van personen die betalingen doen aan de organisatie, resp. die betalingen ontvangen: waarin betalingen, inkomsten, en nog te ontvangen inkomsten zichtbaar zijn.
De penningmeester heeft voor eigen gebruik een lijst van betalingen aan derden, vanuit het boekhoudingprogramma opgemaakt en een voortgangs-, resp. controlelijst vanuit de personenregistratie opgemaakt om te kunnen zien of, wie, wanneer en wat waarvoor betaald heeft, resp. aan de betalingsverplichting(en) voor dat jaar voldaan heeft.
6.7. Registratie van akkoordverklaring met de registratie van de persoonsgegevens door individuen. De toestemming tot registratie van persoonsgegevens door geregistreerde personen wordt digitaal gearchiveerd in dropbox door het secretariaat van de Lodge. Papieren verklaringen worden gedigitaliseerd en daarna vernietigd. De toestemming om te registreren voor de betreffende categorie staat op het aanmeldingsformulier.
- Een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens.
M.b.t. 6.1. NAW gegevens; email-adres; datum eerste contact; datum inwijding tot Sterbroeder en Innerbrother; abonnement op Poolster, Stella Polaris of Altair; kosten per jaar per verbintenis; opmerkingen bijv. reductie; betaling(swijze) (via); partner van.
M.b.t. 6.2. lijst van Ster- en Innerbrothers.
NAW-gegevens; emailadres; groep; datum inwijding tot Ster- en Innerbrother; White Eagle naam; functie binnen de Lodge.
M.b.t. 6.3. NAW-gegevens; op welke periodiek heeft betrokkene een abonnement genomen, ingangsdatum abonnement; kosten abonnement, betaling(swijze) (via) en datum waarop.
M.b.t. 6.4. Personen die contacthealing, healing op afstand, healing via lonehealer of via de lichtlijst ontvangen.
M.b.t. contacthealing: naam en voornaam; kleuren en plek waar die opgericht moeten worden.
M.b.t. Healing op afstand: NAW-gegevens; kleuren en plek waar die opgericht moeten worden.
M.b.t. healing via lonehealer: NAW-gegevens; kleuren en plek waar die opgericht moeten worden.
M.b.t. healing via de Lichtlijst: (voor)naam en emailadres
M.b.t. 6.5. Personen die contacthealing, healing op afstand, healing via lonehealer of via de lichtlijst geven.
M.b.t. contacthealer: naam en voornaam; emailadres; data gevolgde cursussen; groep
M.b.t. Healer op afstand: NAW-gegevens; healinggroep; emailadres.
M.b.t. Lonehealer: NAW-gegevens; emailadres.
M.b.t. Healer via de Lichtlijst: (voor)naam en emailadres.
M.b.t. 6.6 Financiële informatie van personen die betalingen doen aan de organisatie, resp. die betalingen ontvangen. NAW-gegevens, datum van betaling; reden van betaling en bedrag; betalingsregeling.
M.b.t. 6.7. Registratie van akkoordverklaring met de registratie van de persoonsgegevens door individuen. Deze registratie bevat alle persoonsgegevens die nodig zijn voor een aanmelding als deelnemer van White Eagle, resp. aansluiting bij de Lodge en of een abonnement op een van de periodieken danwel een aanmelding om healing te mogen ontvangen.
- De datum waarop we de gegevens moeten wissen.
Data worden of op verzoek gewist, aansluitend op het verzoek of na afloop van het lopende jaar, als de verbinding van betrokkene met de Lodge niet langer bestaat.
Data die niet het lopende jaar betreffen worden door het secretariaat beheerd en in dropbox gearchiveerd. Na vijf jaar worden deze data vernietigd. Financiële data worden door de penningmeester beheerd en na 7 jaar vernietigd.
- De categorieën van ontvangers aan wie persoonsgegevens worden verstrekt.
Persoonsgegevens worden alleen aan de Moederlodge in Engeland verstrekt.
- Delen we de gegevens met een land of internationale organisatie buiten de EU? Dan moeten we dit aangeven in het register.
N.v.t.
- Een algemene beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen die we hebben genomen om persoonsgegevens die we verwerken te beveiligen.
In principe worden alle persoonsgegevens op de computer beveiligd met een wachtwoord/beveiliging van de pc en een wachtwoord voor de registratie, resp. het document waarop de registratie staat. Voor toegang tot dropbox is per functie geregeld wie tot welke registratie toegang heeft. De niet-toegankelijke gegevens zijn dan afgeschermd.
Organisatorisch wordt het aantal functionarissen dat toegang heeft tot de verschillende persoonsregistraties beperkt tot die functionarissen die de betreffende informatie nodig hebben bij de uitvoering van hun taak. Het bestuur van de Stichting heeft o.a. tot taak hierop toe te zien. Daarnaast wordt er op toegezien dat er alleen persoonsinformatie wordt geregistreerd die nodig is om het doel van de registratie te kunnen realiseren.
Belangrijke adressen:
Contactadres en secretariaat White Eagle Lodge:
Puspita Dewi, telefoon 070-7780725, email: info@whiteagle.nl
Naam organisatie: Stichting tot Steun aan de White Eagle Lodge
Secretariaat: Greet Faber-Vos, email: fabervos@xs4all.nl
Secretariaat Afstandhealing
voor deelname aan het genezingswerk en plaatsing op de genezingslijst
Irene Marinus-Petram, email: i.marinuspetram@gmail.com
Contact over de Lichtlijst
voor personen voor wie directe kortstondige ondersteuning gewenst is
Ria Rose Offermans, email: WE.lichtwerk@zonroos.org